Política De Tratamiento De Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

FUNDACIÓN GWAP ECOSISTEMAS DEL DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANO
Sigla: GWAP FOUNDATION
NIT: 902.094.697-8
Domicilio principal: Cali, Valle del Cauca, Colombia
Sitio web: www.gwapfoundation.org
Correo electrónico de contacto y atención de solicitudes: gwapfoundation@gmail.com
Teléfono: +57 300 553 8927
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigor: 29 de octubre de 2026
Responsable del tratamiento: Fundación GWAP Ecosistemas del Desarrollo del Potencial Humano.

1. DECLARACIÓN INSTITUCIONAL Y COMPROMISO CON LA PRIVACIDAD

La FUNDACIÓN GWAP ECOSISTEMAS DEL DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANO, en adelante GWAP FOUNDATION, GWAP o la Fundación, reconoce la protección de los datos personales como una condición esencial para el ejercicio de los derechos fundamentales, la confianza institucional, la integridad científica y el desarrollo responsable de sus actividades.

En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias y las demás normas aplicables, la Fundación adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante la Política, para establecer las reglas que gobiernan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, supresión y demás operaciones de tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.

Esta Política se formula teniendo en cuenta, adicionalmente, principios y estándares internacionales de privacidad, protección de la información, responsabilidad demostrada, privacidad desde el diseño, minimización de datos, seguridad basada en riesgos y gobernanza de la información, incluidos aquellos recogidos en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea RGPD o GDPR, cuando resulte aplicable, y en estándares internacionales de gestión de la privacidad y seguridad de la información.

La Fundación procurará que todo tratamiento de datos personales sea legítimo, necesario, proporcional, transparente, seguro y compatible con las finalidades para las cuales la información fue obtenida.

En consecuencia, GWAP no considerará la entrega de datos personales como una autorización ilimitada para utilizarlos, divulgarlos, comercializarlos o destinarlos a finalidades distintas de aquellas que hayan sido debidamente informadas y autorizadas, cuando corresponda.

La aceptación de esta Política no sustituye las autorizaciones específicas que exija la ley ni limita los derechos irrenunciables de los titulares.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para efectos de esta Política, se identifica al responsable del tratamiento de los datos personales de la siguiente manera:

• Razón social: Fundación GWAP Ecosistemas del Desarrollo del Potencial Humano.

• Sigla institucional: GWAP FOUNDATION.

• NIT: 902.094.697-8.

• Domicilio: Cali, Valle del Cauca, República de Colombia.

• Dirección física: Carrera 101 No. 15 A-42, Cali, Valle del Cauca.

• Correo electrónico: gwapfoundation@gmail.com.

• Teléfono de contacto: +57 300 553 8927.

• Sitio web institucional: www.gwapfoundation.org.

Las consultas, solicitudes, reclamos y demás comunicaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales podrán presentarse mediante los canales anteriores, dirigidas expresamente al responsable de privacidad o protección de datos personales.

La Fundación podrá designar a una persona o instancia interna para coordinar la atención de solicitudes, la gestión de riesgos de privacidad y el cumplimiento de sus obligaciones. Esta designación no altera la responsabilidad jurídica que corresponda al responsable del tratamiento.

3. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política tiene por objeto:

a. Informar a los titulares sobre las condiciones bajo las cuales GWAP trata sus datos personales.

b. Identificar las finalidades legítimas que justifican dicho tratamiento.

c. Establecer los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos.

d. Definir las obligaciones de la Fundación, sus colaboradores y los terceros que intervengan en operaciones de tratamiento.

e. Establecer salvaguardas reforzadas para datos sensibles, información de niños, niñas y adolescentes, información de investigación y demás información que pueda generar riesgos significativos para sus titulares.

f. Regular, según corresponda, el uso de formularios electrónicos, plataformas digitales, comunicaciones institucionales, sistemas de gestión de contactos, herramientas analíticas y servicios tecnológicos de terceros.

g. Establecer criterios de seguridad, conservación, supresión, anonimización, gestión de incidentes y rendición de cuentas.

h. Facilitar el cumplimiento de obligaciones legales en Colombia y de las disposiciones extranjeras que resulten efectivamente aplicables a determinadas operaciones de tratamiento.

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales efectuado por GWAP, directamente o mediante encargados, en medios físicos, digitales, electrónicos, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza.

Comprende, entre otros, los datos recibidos mediante:

1. Formularios de contacto disponibles en el sitio web.

2. Formularios de inscripción, postulación o participación en programas.

3. Formularios de vinculación de investigadores, docentes, mentores, voluntarios y colaboradores.

4. Formularios relacionados con iniciativas educativas, científicas, académicas, deportivas, tecnológicas y sociales.

5. Formularios para alianzas, convenios, cooperación institucional y relaciones con entidades públicas o privadas.

6. Formularios para donaciones, patrocinios, convocatorias y otras actividades legítimas de financiación.

7. Formularios para suscripciones, publicaciones, eventos, boletines y comunicaciones institucionales.

8. Formularios de investigación, encuestas, observatorios, laboratorios vivos y proyectos de generación de conocimiento.

9. Comunicaciones por correo electrónico, teléfono, mensajería u otros canales institucionales.

10. Otras interacciones legítimas en las que la Fundación recolecte o trate datos personales.

La aplicación de esta Política no significa que todos los datos descritos deban solicitarse en cada formulario. La Fundación limitará los campos a los estrictamente pertinentes para la finalidad concreta de cada interacción.

4. MARCO NORMATIVO Y ESTÁNDARES DE REFERENCIA

4.1. Marco jurídico colombiano

La Fundación aplicará, según corresponda, las disposiciones vigentes relativas a la protección de datos personales, entre ellas:

• Constitución Política de Colombia, particularmente los derechos a la intimidad, al buen nombre y al habeas data.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012.

• Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales.

• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable por la naturaleza específica de la información tratada.

• Ley 527 de 1999, en lo pertinente a mensajes de datos y actuaciones electrónicas.

• Ley 1098 de 2006, en lo relativo a la protección integral y al interés superior de niños, niñas y adolescentes.

• Demás normas, reglamentos, instrucciones y disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio que resulten aplicables.

4.2. Estándares y marcos internacionales

Como marco de referencia para fortalecer sus prácticas, la Fundación procurará aplicar, de manera proporcional a sus actividades, los siguientes principios y estándares:

a. RGPD/GDPR de la Unión Europea: cuando sus criterios territoriales o materiales de aplicación determinen que una operación de tratamiento está sujeta a dicho reglamento.

b. ISO/IEC 27701: como referencia para el establecimiento y la mejora de prácticas de gestión de información de privacidad.

c. ISO/IEC 27001: como referencia para la gestión de la seguridad de la información, cuando se adopte dentro del modelo de seguridad de la Fundación.

d. Privacidad desde el diseño y por defecto: incorporando medidas de protección desde la concepción de formularios, bases de datos, investigaciones y proyectos.

e. Responsabilidad demostrada: conservando evidencia razonable de las decisiones, autorizaciones, medidas de seguridad y procedimientos de cumplimiento.

f. Minimización y limitación de la finalidad: recogiendo únicamente la información necesaria y evitando usos incompatibles con el propósito informado.

g. Gestión de riesgos y privacidad: evaluando los riesgos que puedan afectar a los titulares, con especial atención a menores de edad, datos sensibles, investigación y tratamientos de alto impacto.

Estos estándares se adoptan como referencias de buenas prácticas y no constituyen, por sí mismos, una declaración de certificación, acreditación o cumplimiento integral de cada estándar por parte de GWAP.

La aplicación de una norma extranjera dependerá de su ámbito jurídico y de las circunstancias concretas de cada tratamiento. La Fundación no afirmará que una legislación extranjera es aplicable a todos sus titulares por el solo hecho de que su sitio web sea accesible desde otros países.

5. DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política se adoptan las definiciones previstas en la legislación aplicable y, de manera complementaria, las siguientes:

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: persona natural a quien corresponden los datos personales.

Responsable del tratamiento: persona jurídica o natural que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable y conforme a sus instrucciones.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, consulta, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

Dato público: dato que tiene esa naturaleza conforme a la legislación aplicable.

Dato privado: dato cuyo conocimiento está reservado a su titular y a quienes estén autorizados legalmente para conocerlo.

Dato semiprivado: dato cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular, sino también a determinados sectores o grupos, conforme a la regulación aplicable.

Dato sensible: información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación, incluyendo las categorías reconocidas por la legislación colombiana.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular o de quien esté legalmente facultado para otorgarlo, cuando sea requerido.

Anonimización: proceso mediante el cual se elimina o transforma la información de forma que una persona no pueda ser identificada razonablemente por medios disponibles, teniendo en cuenta los riesgos de reidentificación.

Seudonimización: tratamiento que reduce la posibilidad de atribuir información a una persona sin utilizar información adicional conservada separadamente. Los datos seudonimizados siguen siendo datos personales cuando la reidentificación sea posible.

Incidente de seguridad: evento que compromete o puede comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de información.

Transferencia internacional: envío de datos personales a un responsable ubicado en otro país.

Transmisión internacional: comunicación de datos personales a un encargado situado fuera de Colombia para que los trate por cuenta del responsable.

Investigación: actividad sistemática de generación, análisis, validación o transferencia de conocimiento, desarrollada por la Fundación o en colaboración con terceros.

Privacidad desde el diseño: incorporación de salvaguardas de protección de datos desde la concepción y desarrollo de productos, servicios, investigaciones y procesos.

Consentimiento granular: autorización diferenciada por finalidad, que permite distinguir, por ejemplo, entre participar en un programa, recibir comunicaciones promocionales y autorizar el uso de imágenes.

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

GWAP observará los siguientes principios:

6.1. Legalidad

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la ley y las disposiciones aplicables.

6.2. Finalidad legítima, explícita e informada

Los datos se tratarán para propósitos determinados, legítimos y comunicados al titular. No se utilizarán posteriormente para finalidades incompatibles sin contar con una base jurídica válida.

6.3. Libertad y consentimiento

Cuando se requiera autorización, esta deberá obtenerse previamente y de manera informada, expresa y susceptible de verificación posterior.

6.4. Transparencia

La Fundación facilitará a los titulares información comprensible sobre el tratamiento de sus datos, los canales para ejercer derechos y las finalidades pertinentes.

6.5. Acceso y circulación restringida

El acceso se limitará a personas autorizadas que necesiten conocer la información para desarrollar funciones legítimas.

6.6. Seguridad

Se implementarán medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables, proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos identificados.

6.7. Confidencialidad

Quienes intervengan en el tratamiento deberán preservar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la Fundación, cuando corresponda.

6.8. Calidad y exactitud

Se procurará que los datos sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

6.9. Minimización

Solo se recogerán los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.

6.10. Limitación de la conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, atender obligaciones legales y proteger derechos legítimos, de acuerdo con los plazos aplicables.

6.11. Responsabilidad demostrada

La Fundación procurará mantener evidencia de sus prácticas de cumplimiento, autorizaciones, controles y decisiones de tratamiento.

6.12. No discriminación

La información personal no se utilizará para discriminar indebidamente a una persona por sus capacidades, características, condiciones personales o circunstancias protegidas por la ley.

6.13. Protección reforzada

Se aplicarán garantías adicionales cuando la naturaleza de los datos, la edad de los titulares, el contexto de investigación o el impacto potencial del tratamiento lo justifiquen.

7. CATEGORÍAS DE TITULARES

En desarrollo de su objeto social, la Fundación podrá tratar datos personales correspondientes a las siguientes categorías de titulares, según los programas y actividades efectivamente implementados:

a. Visitantes del sitio web y personas que contacten a GWAP.

b. Personas interesadas en las actividades, publicaciones y proyectos de la Fundación.

c. Participantes, postulantes y beneficiarios de programas, eventos, investigaciones y actividades educativas.

d. Niños, niñas y adolescentes, bajo las garantías legales especiales aplicables.

e. Padres, madres, representantes legales y demás personas autorizadas para actuar en nombre de menores.

f. Investigadores, docentes, mentores, expertos, profesionales y académicos.

g. Voluntarios, colaboradores, contratistas y aspirantes a vincularse con la Fundación.

h. Representantes de universidades, instituciones educativas, entidades públicas, empresas, organizaciones sociales y demás aliados.

i. Donantes, patrocinadores y personas interesadas en apoyar iniciativas institucionales.

j. Suscriptores de boletines y receptores de comunicaciones institucionales.

k. Personas que participen en observatorios, laboratorios vivos, encuestas, estudios, investigaciones o procesos de evaluación.

l. Personas que presenten peticiones, consultas, quejas, reclamos o solicitudes relacionadas con la Fundación.

La inclusión de una categoría en esta lista no implica que GWAP recolecte necesariamente datos de todas las personas comprendidas en ella. Cada tratamiento deberá justificarse por una actividad real y una finalidad definida.

8. CATEGORÍAS DE DATOS QUE PODRÁN SER TRATADOS

Según la finalidad de cada formulario o actividad, GWAP podrá tratar las siguientes categorías:

8.1. Datos de identificación y contacto

Nombre, apellidos, correo electrónico, número telefónico, ciudad, país y otros datos estrictamente necesarios para identificar al interesado y establecer comunicación.

Los números de identificación oficial, domicilios completos y documentos de identidad solo se solicitarán cuando exista una necesidad justificada.

8.2. Datos profesionales, académicos e institucionales

Cargo, profesión, organización, institución educativa, área de conocimiento, experiencia, formación, afiliación institucional, publicaciones, intereses académicos y trayectoria profesional.

8.3. Datos relacionados con programas y proyectos

Información sobre postulaciones, inscripciones, participación, asistencia, actividades desarrolladas, resultados, evaluaciones, intereses y necesidades relacionadas con el programa específico.

8.4. Datos de investigación

Respuestas a encuestas, entrevistas, instrumentos de evaluación, registros de participación, observaciones, variables de estudio y demás información pertinente para una investigación concreta.

Los datos de investigación que permitan identificar directa o indirectamente a una persona estarán sujetos a las garantías aplicables a los datos personales.

8.5. Datos sensibles

Cuando exista una necesidad legítima y una base jurídica que lo permita, podrán tratarse datos sensibles, incluidos datos relativos a la salud, información biométrica u otras categorías reconocidas legalmente.

La Fundación no solicitará rutinariamente datos de salud, diagnósticos, evaluaciones neuropsicológicas, información sobre discapacidad, origen étnico, convicciones religiosas u otros datos sensibles en formularios generales de contacto.

Cuando un proyecto requiera información de esta naturaleza, se establecerán una finalidad específica, controles reforzados y, cuando corresponda, una autorización explícita e independiente.

8.6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Podrán tratarse datos personales de menores exclusivamente cuando se cumplan las condiciones legales aplicables, se respete su interés superior y se protejan sus derechos fundamentales.

La Fundación evitará solicitar directamente a menores información innecesaria o que pueda comprometer su seguridad, intimidad o bienestar.

8.7. Imágenes, voz y registros audiovisuales

Las fotografías, grabaciones de voz y videos que permitan identificar a una persona constituyen datos personales. Su publicación o utilización deberá ajustarse a las finalidades informadas y a las autorizaciones que correspondan.

Cuando el material involucre menores, se aplicarán salvaguardas reforzadas y se obtendrán las autorizaciones exigibles para la captación, uso y divulgación de su imagen o voz.

8.8. Datos técnicos y de navegación

Según la configuración efectiva del sitio web, podrán recogerse datos técnicos como dirección IP, identificadores electrónicos, registros de conexión, tipo de navegador, dispositivo, fecha y hora de acceso, páginas visitadas y preferencias de navegación.

El uso de cookies, herramientas analíticas, píxeles u otras tecnologías de seguimiento dependerá de su implementación real, de las preferencias del usuario y de los requisitos legales aplicables.

La Fundación no afirmará que utiliza tecnologías específicas mientras estas no hayan sido verificadas en el sitio web.

8.9. Datos de comunicaciones

Podrán conservarse las comunicaciones enviadas voluntariamente por los titulares, junto con los datos necesarios para responderlas, documentar solicitudes y gestionar las relaciones institucionales.

Regla general: la Fundación no exigirá datos sensibles para acceder a formularios de contacto, suscripciones o solicitudes informativas cuando dichos datos no sean indispensables para la finalidad correspondiente.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

GWAP tratará datos personales únicamente para finalidades legítimas, pertinentes y relacionadas con sus actividades institucionales, entre ellas las siguientes:

9.1. Atención de contactos y solicitudes

a. Recibir y responder mensajes, consultas, solicitudes de información y propuestas.

b. Identificar al remitente y mantener la comunicación solicitada.

c. Remitir la consulta al equipo o colaborador competente.

d. Hacer seguimiento a solicitudes y conservar evidencia de su atención.

9.2. Gestión de programas y participación

a. Administrar inscripciones y postulaciones.

b. Verificar los requisitos de participación cuando resulte pertinente.

c. Coordinar actividades educativas, científicas, académicas, deportivas, tecnológicas o sociales.

d. Mantener registros de participación y evaluar resultados.

e. Informar a los participantes sobre cambios, actividades, cronogramas y resultados de los programas.

f. Gestionar las autorizaciones necesarias para la participación de menores.

9.3. Investigación, innovación y desarrollo del potencial humano

a. Diseñar y ejecutar proyectos de investigación relacionados con el objeto social de la Fundación.

b. Desarrollar estudios, encuestas, entrevistas, evaluaciones y actividades de generación de conocimiento.

c. Analizar resultados individuales cuando exista una finalidad legítima y una base jurídica válida.

d. Elaborar resultados agregados, informes técnicos, publicaciones científicas y recomendaciones de política pública.

e. Evaluar metodologías, modelos, indicadores y herramientas.

f. Desarrollar actividades de transferencia de conocimiento y cooperación científica.

g. Facilitar la colaboración entre instituciones y equipos de investigación, bajo acuerdos y salvaguardas adecuados.

h. Producir resultados estadísticos o científicos con medidas de anonimización cuando corresponda.

La participación en una investigación que requiera datos sensibles o involucre menores estará sujeta a las garantías específicas que correspondan al proyecto. La presente Política no reemplaza los protocolos, consentimientos, evaluaciones éticas o autorizaciones particulares que sean exigibles.

9.4. Cooperación y relaciones institucionales

a. Recibir y evaluar propuestas de colaboración.

b. Gestionar convenios, alianzas, acuerdos y proyectos conjuntos.

c. Mantener contacto con universidades, centros de investigación, entidades públicas, organizaciones sociales, empresas y organismos de cooperación.

d. Coordinar reuniones, actividades, equipos de trabajo y entregables.

e. Documentar las relaciones institucionales y cumplir las obligaciones derivadas de acuerdos válidamente celebrados.

9.5. Comunicaciones institucionales

a. Enviar información relacionada con una solicitud o programa en el que la persona participa.

b. Remitir boletines, publicaciones, invitaciones, convocatorias y noticias institucionales cuando exista una base jurídica válida.

c. Informar sobre eventos, oportunidades de participación y actividades de GWAP.

d. Gestionar preferencias de comunicación y solicitudes de cancelación de suscripciones.

Las comunicaciones promocionales o de difusión general se gestionarán respetando las autorizaciones y demás requisitos legales aplicables. La negativa a recibir estas comunicaciones no impedirá la atención de solicitudes ni las comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar una relación vigente, cuando exista una base jurídica válida.

9.6. Donaciones, patrocinios y financiación

a. Gestionar manifestaciones de interés, propuestas de apoyo y donaciones.

b. Mantener comunicación con donantes y patrocinadores.

c. Administrar compromisos y soportes relacionados con las contribuciones recibidas.

d. Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.

e. Prevenir fraudes y verificar operaciones cuando exista una obligación o necesidad legítima.

9.7. Gestión administrativa, contractual y legal

a. Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, colaboradores y aliados.

b. Formalizar y ejecutar acuerdos.

c. Atender auditorías y requerimientos legalmente procedentes.

d. Cumplir obligaciones legales y regulatorias.

e. Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas, judiciales o extrajudiciales.

f. Mantener archivos y soportes que deban conservarse conforme a la ley.

9.8. Seguridad, prevención del fraude y defensa de derechos

a. Proteger los sistemas, las instalaciones y la información institucional.

b. Investigar incidentes de seguridad.

c. Prevenir accesos no autorizados, suplantaciones y actividades fraudulentas.

d. Gestionar reclamaciones y preservar evidencia cuando sea legalmente procedente.

9.9. Gestión tecnológica del sitio web

a. Mantener la funcionalidad y seguridad del sitio.

b. Diagnosticar errores técnicos.

c. Prevenir abuso de formularios y tráfico automatizado malicioso.

d. Evaluar el funcionamiento del sitio mediante herramientas técnicas debidamente configuradas.

e. Gestionar cookies y tecnologías similares de acuerdo con la legislación aplicable y las preferencias del usuario.

La analítica no esencial y las tecnologías de publicidad o seguimiento que requieran consentimiento no se activarán antes de obtenerlo cuando así lo exija la legislación aplicable.

9.10. Publicación y divulgación de resultados

La Fundación podrá publicar informes, estadísticas, documentos técnicos, resultados de investigaciones y contenidos institucionales.

Cuando dichos contenidos incluyan información personal identificable, imágenes, voz, testimonios o datos sensibles, su divulgación deberá contar con una base jurídica válida y con las autorizaciones específicas que correspondan.

La autorización para participar en un programa o investigación no implica, por sí misma, autorización para divulgar públicamente la identidad, imagen, voz, testimonios o resultados individuales del participante.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando la legislación exija autorización, GWAP la solicitará antes de iniciar el tratamiento, mediante un mecanismo que permita acreditar su obtención.

La autorización deberá ser previa, informada y expresa, y podrá recabarse por medios físicos o electrónicos que permitan su consulta posterior.

La Fundación podrá conservar evidencia de:

a. La versión de la Política presentada al titular.

b. La fecha y hora de la autorización.

c. El formulario y las finalidades informadas.

d. La identidad o los datos de contacto utilizados para acreditar el otorgamiento.

e. La manifestación afirmativa del titular o de su representante autorizado.

f. Las modificaciones, revocatorias y demás actuaciones relacionadas con el consentimiento.

La evidencia se conservará durante el tiempo necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones aplicables, sin perjuicio de las reglas de conservación y minimización.

10.1. Aceptación mediante formularios web

Cuando corresponda, los formularios incluirán una casilla de aceptación no premarcada y una referencia accesible a esta Política.

La Fundación evitará mecanismos que impidan comprender la finalidad del tratamiento o que induzcan a aceptar autorizaciones innecesarias.

La aceptación de la Política y la autorización para tratar datos no se considerarán equivalentes en todos los casos. El mecanismo de consentimiento deberá permitir identificar la manifestación concreta del titular y las finalidades autorizadas.

10.2. Finalidades opcionales

Cuando sea pertinente, las autorizaciones para recibir comunicaciones promocionales, publicar imágenes, difundir testimonios o participar en actividades adicionales se solicitarán separadamente de las autorizaciones necesarias para atender la solicitud principal.

Negarse a una finalidad opcional no impedirá acceder a un servicio o participar en una actividad, salvo que el dato o la autorización sean objetivamente indispensables para dicha actividad y ello haya sido informado legítimamente.

10.3. Ausencia de autorización

Si la autorización es legalmente necesaria y no se obtiene, GWAP se abstendrá de realizar el tratamiento correspondiente.

La Fundación podrá tratar información sin autorización únicamente cuando exista una excepción legal aplicable y respetando las demás obligaciones de protección de datos.

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Fundación reconoce que los datos sensibles requieren un nivel reforzado de protección.

Su tratamiento solo se realizará cuando exista una base jurídica válida y se cumplan las condiciones legales correspondientes.

En los casos en que se requiera autorización, esta deberá ser explícita, previa e informada, y deberá identificar las finalidades específicas para las cuales se tratará la información.

GWAP informará al titular cuando corresponda que:

a. No está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

b. No está obligado a responder preguntas relacionadas con datos sensibles, salvo que una disposición legal válida establezca lo contrario.

c. La negativa a proporcionar dichos datos no generará consecuencias distintas de aquellas estrictamente justificadas por su carácter necesario para una actividad específica y legítima.

d. Los datos no se utilizarán para finalidades incompatibles con las informadas y autorizadas.

e. Se aplicarán medidas de acceso restringido, seguridad y confidencialidad proporcionales al riesgo.

La Fundación evitará recolectar información sensible mediante formularios generales de contacto o suscripción.

Cuando un proyecto requiera evaluaciones de capacidades, información de salud, datos biométricos, información neuropsicológica u otros datos sensibles, se documentarán las razones de su necesidad, las personas autorizadas para acceder a ellos, el período de conservación y las medidas de protección correspondientes.

Los resultados de investigación se anonimizarán cuando sea posible y apropiado. La seudonimización no se considerará equivalente a la anonimización.

12. PROTECCIÓN ESPECIAL DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

GWAP reconoce la prevalencia de los derechos de niños, niñas y adolescentes y su derecho a la intimidad, la protección de datos personales, la dignidad, la participación y el desarrollo integral.

El tratamiento de sus datos se sujetará a la legislación colombiana, al interés superior del menor, al respeto de sus derechos fundamentales y a las condiciones particulares de cada actividad.

12.1. Requisitos generales

Cuando corresponda, la Fundación:

a. Verificará que el tratamiento responda a una finalidad legítima y necesaria.

b. Obtendrá la autorización del representante legal cuando sea exigible.

c. Escuchará y valorará la opinión del menor, de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

d. Evitará solicitar información que no resulte necesaria.

e. Limitará el acceso a los datos a las personas autorizadas.

f. Aplicará medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

g. Evaluará los riesgos asociados con la publicación de información que permita identificar al menor.

h. Evitará usos que puedan generar estigmatización, exposición innecesaria, discriminación o afectaciones a su bienestar.

12.2. Formularios dirigidos a menores

Los formularios destinados a programas infantiles o juveniles deberán identificar claramente cuándo se requiere la intervención del padre, madre o representante legal.

La Fundación podrá solicitar los datos mínimos del representante para gestionar la autorización y mantener la comunicación necesaria.

No se solicitarán directamente a los menores datos de contacto, información familiar, evaluaciones personales u otros datos que no resulten necesarios para la finalidad específica.

12.3. Investigación con menores

Los proyectos que involucren menores deberán contar con las autorizaciones y salvaguardas que resulten legalmente exigibles, además de los controles específicos que la naturaleza del estudio requiera.

La autorización del representante legal no elimina la obligación de respetar la dignidad, la opinión, la autonomía progresiva y los derechos del menor.

Cuando el proyecto requiera una revisión ética, consentimiento informado específico u otras aprobaciones, estas se gestionarán de acuerdo con la normativa y los estándares aplicables.

12.4. Imágenes, voz y testimonios

La participación en un programa no implica autorización automática para publicar fotografías, videos, testimonios o información individual del menor.

Cuando corresponda, la Fundación solicitará autorización específica para la captación y divulgación, identificando los canales, las finalidades y el alcance del uso.

GWAP evaluará especialmente los riesgos derivados de la publicación abierta en internet, la permanencia de contenidos, la reproducción por terceros y la posibilidad de identificación o reidentificación.

12.5. Información sobre capacidades y desarrollo humano

Cuando las actividades institucionales involucren información sobre capacidades cognitivas, talentos excepcionales, desarrollo humano, desempeño académico, evaluaciones o condiciones personales de menores, se adoptarán medidas reforzadas para evitar la exposición de resultados individuales, la estigmatización y el uso de la información para finalidades incompatibles.

La Fundación no publicará resultados individualizados que permitan identificar a un menor sin una base jurídica válida y las autorizaciones que correspondan.

13. DATOS DE INVESTIGACIÓN, OBSERVATORIOS Y PUBLICACIONES

Debido a su objeto social, GWAP podrá participar en investigaciones, observatorios, laboratorios vivos, estudios de impacto, evaluaciones de programas y actividades de generación y transferencia de conocimiento.

Estas actividades se desarrollarán bajo criterios de integridad científica, protección de los participantes y gestión responsable de la información.

13.1. Separación de finalidades

Los datos recogidos para una investigación no se utilizarán automáticamente para marketing, prospección comercial, selección de participantes para otras actividades o divulgación pública.

Cualquier uso adicional deberá contar con una base jurídica válida, ser compatible con la finalidad original o disponer de la autorización que corresponda.

13.2. Anonimización y seudonimización

Cuando sea posible, la Fundación utilizará información anonimizada o agregada para informes, estadísticas y publicaciones.

Cuando sea necesario conservar la posibilidad de vincular registros con participantes, se procurará utilizar mecanismos de seudonimización, controles de acceso y separación de las claves de identificación.

13.3. Publicaciones científicas

La divulgación de resultados no autoriza por sí misma la publicación de datos personales identificables.

La publicación de testimonios, casos individuales, imágenes, resultados de evaluaciones o información sensible estará sujeta a las condiciones legales, éticas y de autorización aplicables.

13.4. Intercambio de información con aliados científicos

Antes de compartir datos personales con universidades, centros de investigación, instituciones educativas u otros aliados, GWAP definirá los roles de cada parte, la finalidad del intercambio, las responsabilidades de seguridad y las restricciones de uso.

Cuando corresponda, se celebrarán acuerdos de tratamiento de datos, confidencialidad, intercambio de información o cooperación científica.

La existencia de una alianza institucional no habilita por sí sola el acceso irrestricto a las bases de datos de la Fundación.

14. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web de GWAP podrá utilizar cookies y tecnologías similares cuando se encuentren efectivamente implementadas y su uso sea legítimo.

Las cookies podrán clasificarse, según su función, en:

a. Necesarias: indispensables para funciones técnicas, seguridad o funcionamiento esencial del sitio.

b. Analíticas: destinadas a comprender el uso del sitio y mejorar su funcionamiento.

c. De preferencias: utilizadas para recordar configuraciones elegidas por el usuario.

d. Publicitarias o de seguimiento: destinadas a medir campañas o realizar seguimiento entre servicios, cuando existan.

Las cookies no esenciales y las tecnologías que requieran consentimiento solo se activarán después de obtenerlo cuando así lo exija la legislación aplicable.

La Fundación procurará proporcionar información clara sobre las categorías de cookies, sus finalidades, la duración y los terceros que puedan intervenir.

Cuando el sitio utilice una herramienta de gestión de consentimiento, esta deberá permitir registrar las preferencias y modificarlas posteriormente.

La configuración del navegador podrá utilizarse como medida adicional de control, sin sustituir los mecanismos de consentimiento que sean legalmente necesarios.

15. COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS Y BOLETINES

La Fundación podrá enviar comunicaciones necesarias para responder solicitudes, gestionar inscripciones, ejecutar programas y cumplir compromisos válidamente adquiridos.

El envío de boletines, invitaciones generales, campañas institucionales y comunicaciones promocionales se sujetará a las autorizaciones y demás requisitos legales aplicables.

Cuando una persona retire su autorización para recibir comunicaciones promocionales o solicite dejar de recibirlas, GWAP implementará medidas razonables para atender la solicitud.

La Fundación podrá conservar los datos mínimos necesarios para documentar la exclusión y evitar nuevos envíos no deseados, siempre que exista una base jurídica válida para ello.

La cancelación de comunicaciones promocionales no impedirá recibir mensajes estrictamente necesarios para atender una solicitud o ejecutar una relación vigente, cuando estos tengan una base jurídica independiente y legítima.

16. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS

GWAP podrá permitir el acceso a datos personales por parte de terceros cuando resulte necesario para una finalidad legítima, exista una base jurídica válida y se respeten las restricciones aplicables.

Entre los terceros que eventualmente podrán intervenir se encuentran:

a. Proveedores de alojamiento web, infraestructura tecnológica y almacenamiento.

b. Proveedores de formularios, correo electrónico y sistemas de gestión de contactos.

c. Proveedores de herramientas de seguridad, mantenimiento y análisis técnico.

d. Universidades, instituciones educativas y centros de investigación participantes en proyectos conjuntos.

e. Consultores, auditores y asesores jurídicos sujetos a las obligaciones que correspondan.

f. Operadores logísticos y proveedores necesarios para ejecutar actividades institucionales.

g. Entidades públicas y autoridades competentes cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.

h. Otros aliados que participen legítimamente en programas, convenios o proyectos, según los roles y finalidades definidos.

16.1. Condiciones de acceso por terceros

Antes de habilitar el acceso a datos personales, la Fundación procurará verificar, según el riesgo y la naturaleza de la relación:

1. La identidad y función del tercero.

2. La necesidad del acceso.

3. La finalidad autorizada.

4. Las medidas de seguridad relevantes.

5. Las obligaciones de confidencialidad.

6. Las restricciones de uso y divulgación.

7. Las condiciones de conservación y supresión.

8. Los procedimientos de gestión de incidentes.

9. Las condiciones de subcontratación, cuando correspondan.

Cuando un tercero actúe como encargado, se establecerán las instrucciones y obligaciones contractuales exigibles.

Cuando el tercero determine finalidades propias, se evaluará su condición jurídica y la necesidad de informar u obtener autorizaciones adicionales.

16.2. Ausencia de comercialización indiscriminada

GWAP no venderá ni comercializará indiscriminadamente bases de datos personales como producto autónomo.

Tampoco permitirá el uso de datos por terceros para finalidades incompatibles con las informadas, salvo que exista una base jurídica válida y se cumplan los requisitos legales aplicables.

La presente regla no impide los intercambios de información legítimos, necesarios y debidamente regulados para ejecutar convenios, investigaciones, programas o servicios institucionales.

16.3. Requerimientos de autoridades

La Fundación podrá comunicar información a autoridades judiciales, administrativas o regulatorias cuando exista una obligación legal, una orden válida o una competencia legalmente ejercida.

Cuando sea jurídicamente posible, se procurará verificar el alcance del requerimiento y limitar la información comunicada a lo estrictamente necesario.

17. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Por la naturaleza potencialmente internacional de sus actividades, GWAP podrá utilizar proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia o participar en proyectos con instituciones extranjeras.

La localización internacional de un proveedor no elimina las obligaciones de protección de datos personales.

Antes de realizar una operación internacional, la Fundación evaluará:

a. El país de destino y la naturaleza del destinatario.

b. Si se trata de una transferencia a otro responsable o de una transmisión a un encargado.

c. La legislación colombiana aplicable a la operación.

d. Las condiciones de protección exigibles en el país de destino.

e. Las autorizaciones, excepciones, garantías contractuales o mecanismos jurídicos que sean necesarios.

f. Los riesgos asociados a accesos remotos, subcontratación y almacenamiento internacional.

g. Las medidas de seguridad y los mecanismos disponibles para ejercer derechos.

Cuando corresponda, se implementarán contratos de transmisión de datos, cláusulas de protección, controles de acceso, compromisos de confidencialidad y otros mecanismos legalmente admitidos.

Las transferencias internacionales estarán sujetas a las restricciones y excepciones previstas en la legislación colombiana.

Cuando el RGPD resulte aplicable, la Fundación observará también los requisitos pertinentes sobre transferencias internacionales, incluidas las condiciones de adecuación o las garantías apropiadas, según corresponda.

 

Adicionalmente, cuando la Fundación utilice proveedores de servicios en la nube o servidores ubicados en jurisdicciones extranjeras, exigirá que dichos encargados o terceros garanticen niveles de seguridad de la información y protección de datos equivalentes o superiores a los consagrados en la legislación colombiana (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015), mediante la suscripción de cláusulas contractuales estándar, acuerdos de transmisión de datos o la verificación de binders/certificaciones internacionales reconocidas.

La aceptación general de esta Política no se interpretará como una autorización universal para transferir datos a cualquier país o a cualquier tercero.

18. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS

GWAP podrá utilizar herramientas tecnológicas, incluidos sistemas de inteligencia artificial, para actividades de apoyo administrativo, análisis documental, investigación, organización de información, generación de contenidos o asistencia técnica, siempre que su uso sea legítimo y compatible con las finalidades autorizadas.

Cuando estas herramientas impliquen tratamiento de datos personales, la Fundación evaluará:

a. La necesidad de utilizar información identificable.

b. La posibilidad de emplear datos anonimizados o seudonimizados.

c. Las condiciones contractuales y de privacidad del proveedor.

d. Si el proveedor utiliza los datos para entrenar modelos u otras finalidades propias.

e. La ubicación del procesamiento y las posibles transferencias internacionales.

f. Los riesgos de divulgación, reidentificación, conservación excesiva o acceso no autorizado.

g. La necesidad de intervención humana y de mecanismos de revisión.

h. Las obligaciones legales específicas aplicables al caso.

La Fundación no incorporará datos sensibles, información confidencial de investigación o datos identificables de menores en herramientas de inteligencia artificial de terceros sin haber evaluado previamente la base jurídica, las condiciones del proveedor, la necesidad del tratamiento y las salvaguardas correspondientes.

Los datos personales no se suministrarán a un proveedor para entrenamiento, reutilización o finalidades independientes no autorizadas cuando ello carezca de una base jurídica válida.

Cuando un tratamiento automatizado esté sujeto a derechos, restricciones o salvaguardas específicas por la legislación aplicable, la Fundación adoptará las medidas correspondientes.

19. CONSERVACIÓN, ARCHIVO Y SUPRESIÓN

GWAP conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, ejecutar acuerdos válidos y proteger derechos legítimos.

No se establece un plazo único para todas las categorías de información, porque la duración dependerá de la naturaleza del dato, la finalidad, la relación con el titular y las obligaciones legales aplicables.

La Fundación procurará establecer criterios de conservación por categoría de datos, que consideren:

a. La finalidad original del tratamiento.

b. La duración de la relación o participación.

c. Los plazos legales, contractuales, contables o probatorios.

d. La existencia de investigaciones, reclamaciones o litigios.

e. La necesidad de conservar evidencia de autorizaciones.

f. Los riesgos asociados a la conservación prolongada.

g. La posibilidad de anonimizar, archivar o suprimir la información.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, se procederá a su supresión, anonimización o conservación restringida, según corresponda.

La supresión podrá estar sujeta a excepciones legales, deberes de conservación o necesidades legítimas de defensa de derechos. En esos casos, GWAP limitará el uso de la información a la finalidad que justifique su conservación.

La supresión de datos de sistemas activos no implicará necesariamente la eliminación inmediata de todas las copias de respaldo si ello no resulta técnica o jurídicamente posible. Las copias estarán sujetas a controles de acceso y a ciclos documentados de eliminación, cuando corresponda.

La conservación con fines históricos, estadísticos o científicos deberá respetar la legislación aplicable y las salvaguardas necesarias para proteger a los titulares.

20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

GWAP adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables para prevenir la pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados de datos personales.

Las medidas se ajustarán a la naturaleza de los datos, la escala del tratamiento, los recursos disponibles y los riesgos identificados.

Entre las medidas que la Fundación procurará implementar se encuentran:

1. Control de acceso basado en funciones y necesidad de conocer.

2. Uso de credenciales individuales y mecanismos de autenticación apropiados.

3. Protección de cuentas institucionales y formularios electrónicos.

4. Actualización de sistemas y componentes tecnológicos.

5. Copias de respaldo y procedimientos de recuperación.

6. Protección de dispositivos y repositorios que contengan información personal.

7. Compromisos de confidencialidad para las personas autorizadas.

8. Capacitación proporcional a las funciones y riesgos.

9. Evaluación de proveedores que procesen datos personales.

10. Procedimientos para gestionar incidentes de seguridad.

11. Revisión periódica de permisos y accesos.

12. Eliminación segura o anonimización de información cuando corresponda.

13. Medidas de seguridad adicionales para información sensible y datos de menores.

14. Registro de decisiones y controles relevantes para demostrar cumplimiento.

La descripción de estas medidas expresa el marco de protección que GWAP procurará implementar y no constituye una certificación de que todos los controles estén actualmente desplegados.

La Fundación no garantiza que internet, las comunicaciones electrónicas o los sistemas tecnológicos estén exentos de riesgos. Sin embargo, esa circunstancia no la exime de adoptar las medidas razonables y legalmente exigibles para proteger la información bajo su responsabilidad.

21. GESTIÓN DE INCIDENTES Y VIOLACIONES DE SEGURIDAD

GWAP establecerá procedimientos internos para identificar, evaluar, contener, documentar y gestionar incidentes que afecten o puedan afectar datos personales.

Ante un incidente, la Fundación procurará:

a. Determinar su naturaleza, alcance y posibles consecuencias.

b. Contener el evento y reducir los riesgos.

c. Preservar evidencia relevante.

d. Identificar los datos, sistemas, titulares y terceros afectados o potencialmente afectados.

e. Evaluar las obligaciones legales de notificación.

f. Informar a las autoridades y a los titulares cuando corresponda y dentro de los términos aplicables.

g. Adoptar medidas correctivas y preventivas.

h. Documentar las decisiones y las acciones ejecutadas.

La notificación de un incidente se realizará de acuerdo con la legislación aplicable, los requisitos de la autoridad competente y las circunstancias del caso.

La Fundación no interpretará la ausencia de una obligación de notificación pública como autorización para omitir la documentación interna o las medidas necesarias de contención.

22. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la legislación aplicable, los titulares podrán ejercer, según corresponda, los siguientes derechos:

a. Conocer los datos personales que GWAP trata sobre ellos.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.

c. Conocer las finalidades y condiciones del tratamiento.

d. Solicitar la actualización de datos inexactos o incompletos.

e. Solicitar la rectificación de información incorrecta.

f. Solicitar la supresión de datos cuando proceda legalmente.

g. Revocar la autorización cuando sea legalmente procedente.

h. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales aplicables.

i. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.

j. Solicitar información sobre el uso de sus datos.

k. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, cuando así lo exija la legislación aplicable.

l. Ejercer los demás derechos reconocidos por la normativa colombiana o extranjera que resulte aplicable.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las limitaciones y excepciones legales pertinentes.

La revocatoria de una autorización o la solicitud de supresión no procederán automáticamente cuando exista un deber legal o contractual de conservación, una obligación de mantener evidencia, una excepción legal aplicable o una necesidad legítima de preservar información para el ejercicio o defensa de derechos.

En tales casos, la Fundación informará, cuando corresponda, las razones jurídicas que impidan atender total o inmediatamente la solicitud.

23. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares, sus causahabientes y sus representantes debidamente acreditados podrán presentar consultas y reclamos mediante los siguientes canales:

• Correo electrónico: gwapfoundation@gmail.com.

• Asunto recomendado: Protección de datos personales — consulta o reclamo.

• Dirección física: Carrera 101 No. 15 A-42, Cali, Valle del Cauca, Colombia.

• Teléfono: +57 300 553 8927.

La Fundación podrá habilitar formularios específicos para facilitar el ejercicio de estos derechos.

23.1. Contenido de las solicitudes

Para facilitar su atención, la solicitud debería incluir:

a. Nombre completo del titular.

b. Medio de contacto para recibir la respuesta.

c. Descripción clara de los hechos o de la solicitud.

d. Derecho que se desea ejercer, si se conoce.

e. Documentos que acrediten la identidad o representación, cuando sean necesarios y proporcionales.

f. Información que permita localizar los datos o la interacción correspondiente, cuando se disponga de ella.

La falta de información no esencial no será utilizada como barrera injustificada para el ejercicio de los derechos. Cuando falten elementos indispensables para verificar la identidad, la representación o la solicitud, GWAP podrá pedir la información necesaria conforme a la ley.

23.2. Consultas

Las consultas relacionadas con los datos personales serán atendidas dentro del término legal aplicable, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Si no fuera posible atender una consulta dentro del término legal, se informarán los motivos de la demora y la fecha prevista de respuesta, respetando los límites legales correspondientes.

23.3. Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento de las normas de protección de datos se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones aplicables.

Cuando un reclamo esté incompleto, la Fundación podrá requerir al interesado para que subsane las deficiencias dentro de las condiciones y los términos legales.

Si el reclamo se recibe de manera incompleta y el interesado no subsana dentro del plazo legal aplicable, podrá operar el desistimiento en los términos previstos por la normativa.

Cuando GWAP no sea competente para resolver una solicitud, actuará de conformidad con las reglas legales de remisión o información al interesado.

23.4. Tiempos de respuesta

Los términos de respuesta serán los establecidos en la legislación aplicable, incluidos los plazos legales para consultas y reclamos.

La Fundación no sustituirá dichos términos por plazos internos que reduzcan los derechos del titular.

23.5. Reclamación ante la autoridad

El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se cumplan las condiciones legales para ello, incluido el agotamiento previo del trámite ante el responsable o encargado, cuando sea exigible.

23.6. Términos perentorios de atención:

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

24. DEBERES DE LA FUNDACIÓN

Como responsable del tratamiento, GWAP cumplirá los deberes establecidos en la legislación aplicable y, en particular, procurará:

a. Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.

b. Solicitar y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias.

c. Informar de manera clara las finalidades del tratamiento.

d. Conservar la información bajo condiciones de seguridad apropiadas.

e. Garantizar que los datos entregados a encargados se utilicen conforme a las instrucciones y obligaciones aplicables.

f. Actualizar, rectificar o suprimir datos cuando corresponda.

g. Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.

h. Informar a los encargados cuando existan solicitudes o controversias que deban conocer para cumplir sus obligaciones.

i. Adoptar medidas razonables para prevenir el acceso o uso no autorizado.

j. Cumplir los requerimientos de las autoridades competentes.

k. Documentar sus procedimientos de tratamiento y conservación.

l. Evaluar los riesgos asociados con nuevas actividades de tratamiento.

m. Restringir el acceso a la información según las funciones y necesidades legítimas.

n. Adoptar salvaguardas especiales para datos sensibles y datos de menores.

o. Cumplir los deberes adicionales que establezcan las disposiciones vigentes.

25. DEBERES DE ENCARGADOS, COLABORADORES Y TERCEROS AUTORIZADOS

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales por cuenta de GWAP deberá cumplir las obligaciones legales y contractuales que le correspondan.

Según su función, deberá:

a. Tratar los datos únicamente para los propósitos autorizados.

b. Abstenerse de utilizar la información para fines personales o ajenos a la relación contractual.

c. Mantener la confidencialidad.

d. Adoptar las medidas de seguridad acordadas y legalmente exigibles.

e. Restringir el acceso a las personas autorizadas.

f. Informar oportunamente incidentes o riesgos de seguridad.

g. No comunicar datos a terceros sin autorización o fundamento jurídico válido.

h. Apoyar la atención de consultas y reclamos cuando corresponda.

i. Devolver, suprimir o conservar la información de acuerdo con las instrucciones y obligaciones legales aplicables.

j. Abstenerse de utilizar datos personales para entrenar sistemas de inteligencia artificial, elaborar perfiles propios o desarrollar finalidades independientes no autorizadas, salvo que exista una base jurídica válida y se cumplan los requisitos aplicables.

La Fundación podrá exigir compromisos de confidencialidad, acuerdos de tratamiento de datos, auditorías proporcionales al riesgo y otras medidas contractuales apropiadas.

26. PRIVACIDAD DESDE EL DISEÑO Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

GWAP procurará incorporar consideraciones de privacidad desde la fase inicial de diseño de formularios, plataformas, programas, investigaciones y proyectos.

Antes de implementar tratamientos de mayor riesgo, se evaluará, según corresponda:

a. La finalidad y necesidad de la información.

b. La existencia de alternativas menos intrusivas.

c. La naturaleza y sensibilidad de los datos.

d. La cantidad y las categorías de titulares involucrados.

e. La participación de niños, niñas y adolescentes.

f. Los riesgos de identificación o reidentificación.

g. Los terceros y países que intervengan.

h. Las consecuencias potenciales de un acceso no autorizado.

i. La proporcionalidad de las medidas de seguridad.

j. Las condiciones de conservación y supresión.

k. La necesidad de documentar una evaluación de impacto de privacidad o de realizar consultas adicionales.

Cuando la legislación aplicable exija una evaluación, consulta o autorización específica, la Fundación deberá cumplirla antes de iniciar el tratamiento correspondiente.

27. RESPONSABILIDAD, CUMPLIMIENTO Y MEJORA CONTINUA

La Fundación procurará mantener mecanismos proporcionales a su tamaño, recursos y nivel de riesgo para demostrar el cumplimiento de esta Política.

Estos mecanismos podrán incluir:

1. Inventario de bases de datos y actividades de tratamiento.

2. Registro de autorizaciones y versiones de formularios.

3. Criterios de conservación y supresión.

4. Procedimientos de atención de consultas y reclamos.

5. Revisión de contratos con proveedores tecnológicos.

6. Controles de acceso y confidencialidad.

7. Procedimientos de gestión de incidentes.

8. Evaluaciones de riesgo para proyectos sensibles.

9. Revisión de formularios y avisos de privacidad.

10. Capacitación y revisión periódica de prácticas internas.

La Fundación podrá revisar esta Política cuando cambien las normas aplicables, las actividades institucionales, las tecnologías utilizadas o los riesgos identificados.

La adopción de esta Política no supone que GWAP se encuentre certificada bajo ISO/IEC 27701, ISO/IEC 27001 u otro estándar, ni que garantice la ausencia absoluta de incidentes. Su propósito es establecer reglas de tratamiento y un marco de actuación verificable.

28. LIMITACIONES Y ALCANCE DE LAS OBLIGACIONES DE GWAP

La Fundación tratará los datos personales bajo su responsabilidad con arreglo a esta Política y a las obligaciones legales aplicables.

No obstante, el alcance de sus obligaciones deberá interpretarse de acuerdo con su condición jurídica, las finalidades de cada tratamiento y el control efectivo que ejerza sobre la información.

Cuando intervengan terceros como responsables independientes, estos deberán cumplir las obligaciones que les correspondan respecto de los tratamientos que determinen por cuenta propia.

La Fundación no responderá automáticamente por cualquier uso que un tercero realice de información que haya obtenido de forma independiente y legítima, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan surgir por sus propios actos, omisiones, contratos o deberes legales.

GWAP no puede garantizar el control sobre todas las copias, reproducciones o reutilizaciones realizadas por terceros que accedan legítimamente a contenidos públicos. Por ello, evaluará especialmente la publicación de información personal y evitará divulgar datos identificables cuando no exista una justificación suficiente.

Las limitaciones de responsabilidad aquí descritas no excluyen ni reducen los deberes legales de la Fundación, no exoneran conductas imputables a GWAP y no restringen los derechos irrenunciables de los titulares.

29. ENLACES Y SERVICIOS DE TERCEROS

El sitio web de GWAP podrá contener enlaces a sitios, plataformas o servicios administrados por terceros.

La presente Política no sustituye las políticas de privacidad de dichos terceros ni convierte a GWAP en responsable automático de sus tratamientos independientes.

Antes de suministrar información personal en una plataforma externa, el usuario deberá revisar la información de privacidad aplicable al servicio correspondiente.

La Fundación procurará evaluar la pertinencia y confiabilidad de los servicios de terceros que integre directamente en sus formularios o procesos, de acuerdo con el riesgo y las obligaciones aplicables.

30. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

GWAP podrá actualizar esta Política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o institucionales.

La versión vigente estará disponible en el sitio web institucional, con indicación de su fecha de actualización.

Cuando una modificación afecte de manera sustancial las finalidades del tratamiento o requiera una nueva autorización conforme a la ley, la Fundación adoptará las medidas de información y consentimiento correspondientes antes de desarrollar el tratamiento afectado.

La publicación de una nueva versión no autoriza retroactivamente tratamientos que carezcan de fundamento jurídico ni elimina los derechos adquiridos por los titulares.

31. VIGENCIA

La presente Política entra en vigor el 29 de octubre de 2026, sujeto a su aprobación institucional y publicación efectiva por parte de GWAP FOUNDATION.

Su aplicación comprende las actividades de tratamiento bajo responsabilidad de la Fundación, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y las finalidades informadas a los titulares.

FUNDACIÓN GWAP ECOSISTEMAS DEL DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANO
GWAP FOUNDATION
NIT 902.094.697-8
Cali, Valle del Cauca, Colombia
Correo: gwapfoundation@gmail.com
Sitio web: www.gwapfoundation.org